سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدیریتی

سیستم های اطلاعاتی مدیریت (MIS) و (AIS) با افزایش استفاده از کامپیتور در دو دهه گذشته حسابداران فرصت طراحی و ایجاد سیتسم های اطلاعاتی حسابداری را در جهت کمک به مدیران به وجود آوردند. در واقعه سیستم های اطلاعاتی حسابداری باید توجه خود را به سمت (MIS) و (AIS) تغییر دهند. لذا توسعه و گسترش این سیستم ها باعث بهبود تصمیم گیری مدیران می شود.

ویژگی های سیستم های (MIS) و (AIS) را نام ببرید؟

1-    ارائه اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت وتصمیم گیری های مدیریت تأکید دارد.

2-    موفقیت سیستم های (MIS) و (AIS) در ارتباط با میزان درک مدیران از سیستم های اطلاعاتی حسابداری است و نه تنها مدیران عمومی باید نقش سیستم اطلاعاتی حسابداری را درک کنند بلکه مدیران اطلاعاتی نیز باید از آن درک کافی داشته باشند.

3-    مدیریت مسئول کنترل سیستم های داخلی است که این سیستم خود یکی از اجزای اصلی(AIS)  است.

4-    کنترل ها باید قادر به ایجاد پل ارتباطی بین مدیریت راهبردی و نیروی کار باشند.

5-    مدیریت قسمت اصلی حاکمیت شرکتی می باشد آنها باید بدانند که اگر چه ممکن است آنها هر سیستم کنترل داخلی را پایمال کنند ولی آنها همیشه نیاز به حاکمیت شرکتی دارند.

 

 (AIS) به مدیریت در اجرای هر چه بهتر کنترل داخلی کمک می کند.

سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدیریت را نام ببرید و تعریف کنید؟

1-    مدیریت راهبردی : وظیفه اصلی آن کمک به تصمیم گیریهای بلند مدت برای مدیران اجرایی و اداری بوده و به روشهای رقابتی شرکتها تأکید می کند این سیستم همچنین بر اطلاعات مناسب جهت تغییرات ساختار سازمانی تأکید دارد.

2-    مدیریت عملیاتی: این سیستم با مراجعه به سطوح مختلف مدیریتی به تصمیم گیری های مربوطه کمک می کند.

ویژگی های سیستم مدیریت عملیاتی را نام ببرید؟

1-    اطلاعاتی را برای تصمیم گیری و پاسخ گویی به سهام داران و مدیران ارائه می کند.

2-    شرایطی را جهت انجام تصمیم گیریهای منطقی فراهم می کند.

3-    اطمینان حاصل می کند که دارایها به طور نادرست از کنترل سازمان خارج نشود.

جایگاه و ارتباط (AIS) با موضوعات مدیریتی:

دانش(AIS)  امروزه در زمره سایر علوم قرار می گیرد به همین دلیل مستلزم رده بندی است. ارتباط رشته های علمی مختلف با سیستمهای اطلاعاتی حسابداری از طریق مفهوم اطلاعات صورت میگیرد به طور مثال ایجاد رشته حسابداری مدیریت با استفاده از اطلاعات جهت تصمیم گیری و کنترل سازمان ارتباط دارد. ارتباط بین (AIS)  و مدیریت در حیطه ی و توسعه و گسترش سیستم های اطلاعاتی جای خود را پیدا کرده است به طور مثال برخی موضوعات (AIS)   که با مدیریت در ارتباط است عبارت است از :

1-    مدل سازی اطلاعات

2-    ایجاد همزمان سیستم کنترل داخلی و سیستم اطلاعاتی

تذکر : رشته های حسابداری مدیریت و IT در برخی از اجزاء با یکدیگر مشترک هستند.

(AIS)  با چه حوزه های در ارتباط هستند؟

1-    ارتباط با سیستم کنترل داخلی

2-    ارتباط با مدیریت

3-    ارتباط با حسابداری

4-    ارتباط با فن آوری اطلاعات و ارتباطات

تذکر: توسعه دانش (AIS)  با حوزه های مهمی در ارتباط است. این حوزه ها شامل سازمان اداری مالی، کنترل داخلی، تهیه اطلاعات مدیریتی و سیستم های مدیریتی می باشد. پیشرفت دانش در این 4 حوزه علم لزوماً تضمین کننده پیشرفت در (AIS)   نیست.

ارتباط بین (MIS) و (AIS) را نام ببرید؟

از یک دیدگاه ارتباط (MIS) و (AIS) ارتباط کل به جزء است (AIS) یکی از بخشهای تشکیل کننده (MIS) است که در تمام ویژگی ها و خصوصیات(MIS)  را برخوردار است. هدفمند می باشد و دارای ورودی داده های اطلاعاتی است.فرایند پذیرش دادهها را طی می کند. محصول اطلاعاتی به دست می دهد که دارای محیط پیرامونی سیستم است و نظام کنترلی بازخور اطلاعاتی ناظر به کارکرد آن است.

 سیستم های اطلاعاتی حسابداری (AIS) با بهره گیری از سایر دانشها و فنون از جمله: نظریه مدیریت ، نظریه سیستم ها، فنون کنترل و فن آوری اطلاعات نظام منسجم و اطمینان بخش اطلاع رسانی به استفاده کننده گان مختلف درون سازمانی و بیرون سازمانی را تشکیل می دهد. اهمیت و تأثیر گذاری گزارشهای قابل استخراج و قابل ارائه از(AIS) موجب شده است که این سیستم بیش از سایر زیر سیستمهای تشکیل دهنده (MIS) زیر ذره بین کنترلها قرار گیرد. ساز و کارهای کنترل داخلی،  بازبینی های حسابرسی داخلی و انجام حسابرسی های تفضیلی حسابرسان مستقل نمونه های بارزی از دامنه کنترل ها نسبت به کارکرد اطمینان بخشی از (AIS) است.در سازمان های انتفاعی مهمترین جزء (MIS) و (AIS) است.

ارتباط (MIS) و (AIS) در سازمانهای پیچیده و در برخی از موارد بحث انگیز است. برخی از محققان اعتقاد دارند که به علت آنکه نتایج (AIS)  به عنوان داده های خام (MIS) مورد استفاده قرار می گیرد و (AIS) جزی از (MIS) محسوب می شود. اما گروه دیگری از محققین  این گروه را قبول ندارند.

گروه دوم معتقدند از آنجا که (AIS) از دو زیر سیستم حسابداری مدیریت و حسابداری مالی تشکیل می شود سیستم حسابداری مالی به استفاده کنندگان خارجی سازمان اطلاعاتی را ارائه می کند. و سیستم حسابداری مدیریت (AIS) به (MIS) خدمات می دهد و اطلاعات را برای مدیریت آماده می کند. لذا (MIS) و (AIS) داری اشتراک بوده و هر یک وظایف مشخص خود را دارند. بنابراین (MIS) و (AIS) هر دو زیر سیستم های سیستم اطلاعاتی بنگاه هستند که داری اشتراکاتی با یکدیگر بوده و هریک مأموریت های خاص خود را دارند.

تذکر: در یک واحد تجاری سیستم های اطلاعاتی شامل (MIS) و (AIS) و سیستم پشتیبانی تصمیم و سیستم خُبره و سیستم های مدیریت اجرایی هستند.

دیدگاه دیگر درباره ارتباط بین  (MIS) و (AIS)

اگر چه (AIS) یکی از سیستم های بسیار مهم سازمان است اما تنها سیستم رسمی برای ارائه اطلاعات در سازمان نیست و سایر سیستم های اطلاعاتی رسمی مانند (MIS) نیز درسازمان وجود دارد. سیستم های اطلاعات غیر رسمی اطلاعاتی را برای منابع غیررسمی جمع آوری می کند اگر چه اطلاعات غیر رسمی ممکن است اطلاعات مالی مانند سود مورد انتظار و یا غیر مالی مانند تغییرات مورد انتظار در نرخ بهره و یا کیفی باشد. این سیستم نقاط اشتراک زیادی دارند ولی در درون سیستم های اطلاعاتی جامع گنجانده می شود. (MIS) با ارائه اطلاعات فراوان به مدیران به بازاریابی، تولید، بودجه بندی، داشتن اطلاعات جهت کنترل و تصمیم گیری کمک می کند.

تذکر: سیستم های اطلاعاتی حسابداری و سیستم های اطلاعاتی مدیریت دارای رابطه ی غیر قابل انکار می باشند سیستم (MIS) و (AIS) هر کدام زیر مجموعه سیستم اطلاعاتی سازمان بوده و هرکدام تأمین کننده ی بخشی از نیازهای اطلاعات استفاده کنندگان می باشد و در این زمینه دارای اشتراک می باشند.

تذکر: برخی از محققان معتقدند که (MIS) مجموعه ای از سیستم های است که اطلاعات را برای مدیریت تهیه می کند در سازمانهای کوچک (AIS) نماینده (MIS) است و در سازمان های بزرگ (AIS) فقط زیر مجموعه (MIS) است بطوری که حسابداری سنجش مسئولیت با ارائه اطلاعات به حل مسائل ساختار یافته و یا کنترل های عملیاتی کمک می کند.

دلایل موفقیت و شکست سیستم های اطلاعاتی

مقدمه: امروزه کشور ما مراحل مهمی را در تبدیل سیستم های اطلاعاتی خود پشت سر می گذارد.و مبالغ هنگفتی صرف ایجاد یک سیستم اطلاعاتی می شود و اگر سرمایه گذاریهای هنگفت در طراحی سیستم ها نتواند مقصود نهایی پدیدآورندگان و استفاده کنندگان این سیستم ها را برآورده کند باید نام و نشان آن را به فهرست سیستم های شکست خورده اضافه کرد در هر سازمانی پروژه های سیستم های اطلاعاتی زمان و هزینه بسیار زیادتری بیش از پیش بینی اولیه را صرف می کند و گاه برغم تمامی هزینه ها، سیستم های تکمیل شده بدرستی عمل نمی کنند. برخی از این مشکلات بدلیل فن آوری مورد استفاده در سیستم های اطلاعاتی است اما بسیاری از آنها مربوط به عوامل مدیریت وسازمان است پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی عملاً در حکم انجام فرآیند ایجاد تغییر در سازمان و مدیریت باید ضمن توجه کافی به موضوع پیچیدگی پروژه سیستم های بزرگ در تخمین هزینه و زمان پیاده سازی این سیستم ها نیز موفقی باشد. زمانیکه سیستم های اطلاعاتی نتوانند بدرستی عمل کنند یا هزینه های ایجاد آن بسیار زیاد باشد شرکتها ممکناست منافعی از سرمایه گذاری در سیستم های اطلاعاتی بدست نیاورند و سیستم ممکن است قادر نباشد مشکلات سازمان را حل کند. یعنی همان کاری که سیستم برای آن ایجاد شده است.

از آنجایی که تعداد بسیار زیادی از سیستم های اطلاعاتی مشکل ساز هستند لذا طراحان، سازندگان و استفاده کنندگان از آنها باید بدانند که چرا و چگونه سیستم ها موفق می شود و یا شکست می خورند.

تعریف سیستم های اطلاعاتی:

سیستم های اطلاعاتی به صورت فنی به مجموعه ای به هم پیوسته از اجزاء اطلاق می شود که تصمیم گیری و کنترل را در سازمان پشتیبانی و داده ها را دریافت، پردازش و ذخیره سازی کرده و سپس اطلاعات را توزیع می کند. علاوه بر پشتیبانی در اتخاذ تصمیم، وجود هماهنگی و کنترل در سیستم اطلاعاتی می تواند به مدیران در حل مسائل و تجزیه و تحلیل آنها کمک کند.

سیستم های اطلاعاتی در برگیرنده اطلاعات مربوط به افراد، مکانها، یا موضوعات درون سازمانی یا بدون سازمانی است. سازمانهای موفق به طور روز افزونی به سیستم های کامپیوتری اطلاعاتی تکیه می کنند نافعالیتهای روزمره خود را مدیریت نمایند. داشتن دیدگاه از نقش سیستم های اطلاعاتی در سازمان راهنمای ایجاد استفاده و توسعه آن برای ما مهم است.

چرخه حیات سیستم های اطلاعاتی شامل 6 مرحله است:

1-    مرحله اول: اتخاذ تصمیم و پذیرش سیستم اطلاعاتی.

2-    مرحله دوم: تحصیل (بدست آوردن، خرید) سیستم اطلاعاتی.

3-    مرحله سوم: پیاده سازی و اجرای سیستم های اطلاعاتی.

4-    مرحله چهارم: بکارگیری و نگهداری سیستم های اطلاعاتی.

5-    مرحله پنجم: بهبود تدریجی سیستم های اطلاعاتی.

6-    مرحله ششم : کنارگذاری سیستم های اطلاعاتی.

در این 6 مرحله، مرحله 3 از همه مراحل مهم تر و هزینه برتر است.

تذکر:ایجاد یا تغییر در سیستمهای اطلاعاتی تأثیر عمیقی بر رفتار کارکنان و ساختار سازمان ایجاد می کند و شیوه انجام فرآیندها را نیز تحت تأثیر قرار می دهد.

سیستمهای اطلاعاتی با خود تغییرات زیادی را به همراه می آورد و اغلب به توزیع مجدد قدرت و مسئولیت در سازمان منجر می شود. این تغییرات درون سازمانی مقاومت و یا مقابله هایی را درون سازمان بوجود می آورد که برخی اوقات منجر  به پایان عمر سیستمی می شود که در شرایطی دیگر می توانست سیستم بسیار خوبی هم باشد.

یکی دیگر از مشخصه های مهم اغلب سیستم های اطلاعاتی آن است که از افراد خواسته می شود و یا گاهی مجبورشان می کنند که تغییراتی را در رفتار خود بوجود آورند تا سیستم بدرستی عمل کند.جنبه های رفتاری تغییرات اهمیت زیادی دارد زیرا بهترین سیستم ها نیز در صورتیکه حمایت استفاده کنندگان سیستم را نداشته باشد با شکست مواجه می شود.

سنجش موفقیت سیستمهای اطلاعاتی ملاک یا معیارهای موفقیت سیستم های اطلاعاتی همه افراد ممکن است که بر ارزشهای یا مؤثر بودن سیستم اطلاعاتی اتفاق نظر نداشته باشند. افراد با شیوه های مختلف تصمیم گیری می کنند یا در بررسی مشکل ممکن است نقطه نظر کاملاً متفاوتی در مورد سیستم واحد داشته باشند.

بطور خلاصه معیارهای موفقیت سیستم های اطلاعاتی شامل 5 عامل است:

1-    بکارگیری گسترده سیستم: محدوده ای است که سیستم در کارهای جاری مورد استفاده قرار میگیرد.

2-    رضایت کاربران از سیستم : این معیار شامل نظر کاربر درباره صحت، متناسب بودن با نیازهای اطلاعاتی کاربران یا کیفیت خدمت ارائه شده یا درصد زمانی می باشد که سیستم بدون اشکال به خوبی قابل استفاده بوده است. مثلاً یکی از معیارهای قضاوت مدیران، پاسخگویی سیستم به نیازهای اطلاعاتی آنان است و این که توانسته باشد. اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق سیستم کسب کنند و اینکه تا چه میزان سیستم در پیشرفت کار مؤثر بوده اند سیستم زمانی موفق محسوب می شود که رضایت کاربران را تأمین کرده باشد بسیاری از متخصصان سیستم رضایت کاربر را به عنوان قوی ترین ملاک موفقیت می دانند.

3-    دیدگاه مثبت نسبت به عملکرد سیستم: تا چه حد کاربران درباره سیستم های اطلاعاتی کارکنان سیستم های اطلاعاتی نظر مثبت دارند.

4-    رسیدن به اهداف سیستم: اینکه سیستم  تا چه میزان به اهداف تعریف شده برای ما رسیده است به عبارت دیگر آیا سیستم به اهداف کمی و کیفی مربوطه رسیده است. هیچ سیستم اطلاعاتی حسابداری کاملاً موفق یا ناموفق نیست بلکه یک ویژگی نسبی است سیستمی موفق است که به بیشتر اهدافی دست پیدا کند که برای آن طراحی شده است.

5-    سودهی: این معیار یا با کاهش هزینه ها یا با افزایش فروش و سود اندازه گیری می شود این معیار ارزش محدودی دارد هر چند که تجزیه و تحلیل ها بر مبنای هزینه منفعت می تواند نقش بارزی در تصمیم گیری برای ایجاد سیستم اطلاعاتی داشته باشد اما منافع سیستم اطلاعاتی ممکن است کاملاً قابل اندازه گیری نباشد.اما همواره تحلیلهای هزینه منفعت به شدت دنبال می شود اما تاریخچه بسیار از پیاده سازی سیستم هانشان داده است که نمی توان تخمینهای واقعی را فرموله کرد محققان ترجیع می دهند به جای معیار هزینه منفعت تأکید خود را روی معیارهای انسانی و سازمانی موفقیت سیستم های اطلاعاتی قرار دهند مثل کیفیت اطلاعات، کیفیت سیستم و تأثیراتی که سیستم روی پیشرفت کارهای سازمانی دارد.

دلایل شکست در سیستم های اطلاعاتی:

حدود 75% تمام سیستم های بزرگ اطلاعاتی ممکن است به عنوان سیستم های شکست خورده تلقی شوند این سیستمها وقت و پول زیادی را صرف پیاده سازی خود می کنند و در عین حال شکست ها و سازمانها نمی توانند منافع مورد نظر خود را از این سیستم ها ببرند.

خیلی از این پروژه ها قبل از اتمام مردود می شوند و برخی از آنها نیز از برنامه زمانبندی پیش بینی شده خیلی معتقدند یا از بودجه تخصیص داده شده بسیار بالاترند در برخی از سیستمها تقریبأ تمام گزارشهای تولید شده برای مدیران تولید هرگز خوانده نمی شود. این گزارشها به عنوان گزارشهای بی ارزش هستند و مملو از ارقامی هستند که هیچ تأثیری بر فرآیند و مراحل اتخاذ تصمیم یا تجزیه و تحلیل ندارد.

برخی دیگر از سیستم ها دست نخورده باقی مانده است زیرا یا استفاده از آنها بسیار مشکل بوده است یا داده های آنها قابل اعتماد نبودند. استفاده از برخی سیستم ها نیز به دلیل پردازش کند هزینه های زیاد عملیاتی یا خرابی دائمی مورد تردید قرار دارد در تمام موارد سیستم های اطلاعاتی به عنوان سیستم های شکست خورده ارزیابی می شود. هر چند سیستم های اطلاعاتی باعث شده وظایف کسب و کار فردی آسان شود اما سیستم های اطلاعاتی نامتجانس در محیط واحدهای کسب و کار مانع توسط بلند مدت سازمان شود. برای دستیابی به مزایای سیستم های اطلاعاتی، اطلاعات باید به آسانی با دقت و به موقع در میان واحدهای شرکت تسهیم شود.

اگر هریک از واحدهای سازمان بزرگ سیستم اطلاعاتی مستقل یا نامتجانس بکارگیرند ارتباط بین واحدها می تواند بسیار پیچیده تر و مستعد برای اشتباه شود هزینه های زیاد نگهداری سیستم های اطلاعاتی نامتجانس به کابوسی برای مدیران تبدیل شده است.

زمینه های مشکل آفرین سیستم های اطلاعاتی عواملی که باعث شکست سیستم  اطلاعاتی می شوند.

1-    طراحی : طراحی سیستم ممکن است برای تأمین نیازهای اسامی کسب و کار یا بهبود عملکرد سازمانی با شکست مواجه شود. اطلاعات ممکن است به اندازه کافی تولید نشود یا به شکلی تولید شود که غیر قابل درک و استفاده باشد یا اطلاعات نادرستی ارائه کند که احیانأ مربوط به قسمت دیگری از سازمان باشد گاه ممکن است کار با سیستم برای کاربران غیره فعلی پیچیده باشد سیستم ممکن است با رابط های گرافیک ظریف طراحی شده باشد.بعنوان مثال رابط های گرافیک که فرض می شد که خیلی کارها را آسان می کند و درک آنها ساده و آسان نتیجه عکس می دهد یا صفحه نمایش بسیار شلوغ نشان می دهد که کاربر معنی و عملکرد بسیاری از نمادهای موجود در آن را نمی شناسد سیستم اطلاعاتی زمانی شکست خورده تلقی می شود که طراحی آن در انطباق با ساختار، فرهنگ و اهداف کار سازمان قرار نگیرد در گذشته در طراحی سیستم های اطلاعاتی مسائل فنی جایگاه ویژه ای را به خود اختصاص می دادند.نیتجه می گیریم که سیستم های اطلاعاتی از نظر فنی عالی نبودند اما با نیازهای ساختاری و فرهنگی و اهداف سازمان سازگاری نداشتند.

2-    داده ها : در یک سیستم ممکن است داده ها از حد بالایی از عدم دقت و عدم تجانس برخوردار باشند اطلاعات در زمینه خاص ممکن است غلط یا ناواضح باشد یا برای اهداف خاص کاری و تجاری نتوان آنها را مورد استفاده قرار داد. اطلاعات لازم باری تصمیم در مورد عمل تجاری خاص ممکن است به علت نقص داده ها عملاً در دسترس نباشد.

3-    هزینه ها: برخی از سیستم ها بسیار خوب عمل می کنند اما هزینه پیاده سازی آنها بسیار بالاتر از بودجه تهیه شده قرار گرفته است گاه اتمام برخی از سیستم ها ممکن است بسیار هزینه بر باشد. در هر حالت هزینه های بیش از اندازه را نمی توان با ارزشهایی توجه کرد که سیستم ایجاد می کند.

4-    عملیات : سیستم به خوبی عمل نمی کند اطلاعات به موقع و به شیوه ای مؤثر تولید نمی شود زیرا سیستم کامپیوتری که مسئول پردازش اطلاعات است از کار می افتد وقت زیادی صرف ازسرگیری کارهایی می شود که به طور دائم قطع می شوند و باعث تأخیر در انجام کارها و از دست دادن برنامه زمانبندی شده برای انتقال اطلاعات می شود. این اشکالات را نمی توان تنها به اشکالات فنی سیستم های اطلاعاتی مربوط دانست منابع غیر فنی هم به نوبه خود در این امر سهیم اند بیشتر مشکلات مربوط به شکست سیستم های اطلاعاتی از عوامل سازمانی نشأت می گیرد.

عوامل مؤثر و کلیدی در پیاده سازی موفق سیستم های اطلاعاتی:

عامــل اول: مشارکت و تأثیر کاربران در فرآیند پیاده سازی ، مشارکت کاربران در طراحی و عملی سازی سیستمهای اطلاعاتی نتایج مثبتی را در بردارد.

 اولاً: در صورت درگیری زیاد کاربران در طراحی سیستم ها آنان فرصت دارند که سیستم را مطابق اولویت ها و نیازهای کاری خود شکل دهند و فرصت های زیادتری را برای خروجی های سیستم فراهم آورند.

ثانیاً: آنها بیشتر مایل می شوند که نسبت به سیستم واکنش مثبت داشته باشند زیرا آنها رأساً در فرآیند تغییرات مشارکت دارند. اگر مداخله کاربرد فرآیند ایجاد سیستم به شکلی صحیح باشد کاربر تشویق می شود که سیستم را بپذیرد اما مشارکت کاربرد طراحی سیستم معایبی نیز دارد که شامل موارد زیر است:

1-    مشکلات قابل فهم کردن سیستم برای کاربر.

2-    تأخیر های بالقوه که به علت رفت و آمد بین کاربر و طراحان ایجاد می شود.

3-    امکان طراحی نامناسب به علت رقابت گروههای کاربران در مشارکت.

اگر عقاید افراد توسط گروه پذیرفته نشود ممکن است باعث تردید کاربر برای مشارکت شود و طراحی سیستم های آتی، شرکت نکند.

عامــل دوم: شکاف بین نیازهای کاربران و نظرات طراحان سیستم :

روابط بین مشاوران و مشتریها به طور سنتی یکی از زمینه های مشکل ساز در تلاشهای مربوط به پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی بوده است کاربران و متخصصان سیستم های اطلاعاتی زمینه های فکری متفاوت، منافع و اولویتی متفاوت دارند این موضوع به عنوان فاصله ارتباطی کاربر طراح مطرح می شود.متخصصان سیستم های اطلاعاتی به طور نمونه به مسائل کاملاً فنی گرایش دارند تا از آن طریق مسائل را حل کنند آنها در جستجوی راه حلهای پیشرفته و پیچیده فنی هستند که در آنها کارایی سخت افزار و نرم افزار به حل مسائل سازمانی ترجیح داده می شود.

در اغلب اوقات گرایشهای دو گروه آنقدر با هم غریب هستند که به نظر می رسد با دو زبان متفاوت صحبت می کنند اگر بین کاربران و افراد فنی تفاوت فکری زیاد باشد ریسک شکست سیستم زیاد است.

در چنین شرایطی در اغلب اوقات کاربران از فرآیند پیاده سازی کنار می روند.مشارکت در فعالیتهای پیاده سازی بسیار وقت گیر است و آنها را از کارهای روزمره و مسئولیتهای اجرایی خود جدا می کند به دلیل اینکه آنها درک نمی کنند که افراد فنی چه می گویند.

کاربران نهایی به این نتیجه می رسند که تمام پروژه را تنها به دست متخصصان اطلاعاتی بسپارند. تعجبی نخواهد داشت که بسیاری از سیستم ها در پاسخگویی به نیازهای سازمانی شکست بخورد و این شکست زمانیست که فقط نقطه نظرهای فنی در آنها رعایت بشود.

عامــل سوم: حمایت و تعهد مدیریت ارشد:

اگر پروژه سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی و تعهدات مدیریت را در سطوح مختلف دارا باشد در این صورت این فرآیند از نظر کاربران نهایی و افراد فنی سیستم های اطلاعاتی و کارکنان آنها به دید مثبت نگریسته می شود. حمایت مدیریت همچنین اطمینان می دهد که به اندازه کافی بودجه و منابع برای پیاده سازی موفق پروژه سیستم در اختیار خواهد بود علاوه برآن تغییرات در عادات کاری و فرآیندها و تغییرات سازمانی وابستگی زیادی به حمایت مدیریت ارشد سازمان دارد طراحان سیستم جدید باید به همه مدیران و سرپرستان ارزش این بخشهای مختلف سازمان را نشان دهند هرچند که پشتیبانی مدیران برخی اوقات تخریب کننده است برخی اوقات مدیران پروژه ای را بیش از حد پشتیبانی می کنند و منابع زیادی را در جهت توسعه سیستمی بکار می برند که شکست خورده است یا از همان اول نباید ایجاد می شد.

عامــل چهارم:سطوح پیچیدگی و ریسک پذیری در پیاده سازی:

اگر فرآیند ایجاد سیستم در گروه ریسک خود درست قرارگیرد سطوح ریسک ممکن است از قبل قابل پیش بینی باشد و راهبردهایی  اتخاذ شود که از ریسک بالا جلوگیری کند.سیستم ها در ابعاد، سطوح پیچیدگی اجزای سازمانی و فنی خود بسیار متفاوتند برخی از پروژه های ایجاد سیستم احتمال بیشتری از شکست یا تأخیر در اجرای پروژه را دارد زیرا سطوح بسیار بالاتری از ریسک را نسبت به سیستم های مشابه را در بردارد.

تذکر: سه بعد کلیدی در رابطه با تعیین سطوح ریسک پروژه شامل:

1-    اندازه پروژه

2-    ساختار پروژه

3-    سطوح تجربه فنی کارکنان و تیم سیستم اطلاعاتی

تذکر: پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی در سازمانها با مشکلات و موانع زیادی همراه است درصد شکست این سیستم ها می تواند بالا باشد که برخی از مشکلاتش  به خاطر فن آوری مورد استفاده در این سیستمها است اما بسیاری از این شکستها به خاطر مدیریت و سازمان است اگر سیستمهای اطلاعاتی نتوانند به اهداف خود دست یابند ممکن است منافعی بدست نیاید که از ایجاد آن مورد انتظار بوده است و سیستم  نتواند گره ای از مشکلات با کند.

بسیار از سیستم های اطلاعاتی با مشکلات فراوانی روبرو می شدند پس برای طراحان، سازندگان و استفاده کنندگان مهم است که چرا و چگونه سیستمها موفق می شود یا شکست می خورد.

 

سیستم های اطلاعاتی حسابداری را تعریف کنید؟

مجموعه ای از داده ها و روش های پردازش است که اطلاعات مورد نیاز را برای استفاده کنندگان خود ایجاد می کند .

اجزای یک سیستم اطلاعاتی شامل موارد ذیل می باشد:

1-    داده های خام یا ذخیره شده که به عنوان ورودی های اولیه به کار می روند.

2-    کارهای پردازش، داده ها را پردازش می کنند.

3-    اطلاعات مفهوم و معنی دار خروجی اصلی خواهد بود.

مراحل چرخه حسابداری را نام ببرید؟

1-    ثبت رونامه  شناسایی رخداد اقتصادی و ثبت آن به ترتیب زمان وقوع یک رویداد حسابداری.

2-    انتقال  انتقال کل رویدادهای ثبت شده به ترتیب زمان به دفتری که حسابها نگهداری می شود.

3-    تراز آزمایشی  تهیه ادواری فهرست حسابها و مانده مربوط به آنها.

4-    ثبت های تعویلی  ثبت های اصلاحی جهت اشتباهات و شناسایی اقلام تعهدی.

5-    گزارشها  تهیه گزارشهای حسابداری از طریق تراز آزمایشی.

6-    بستن حسابها  تهیه سوابق حسابداری برای دوره گزارشگری آتی.

اجزای یک سیستم اطلاعاتی را نام ببرید.

1-    دادها= داده های خام یا ذخیره شده  که به عنوان ورودی های اولیه به کاری روند منابع خارجی یا داخلی

2-    پردازش = کار پردازش داده ها را انجام می دهد طبقه بندی ، سازماندهی

3-    ستاده = خروجی اطلاعات برای تصمیم گیرندگان داخلی خارجی

موارد مشابه سیستم های اطلاعاتی حسابداری

1-    ساختاری مشابه (منابع رایانه ای انسانی )

2-    فرآیند های مشابه (استفاده از روش های حسابداری )

3-    اهدافی مشابه (تهیه وارایه اطلاعات)

 

رویداد مالی:

طبق اصول پذیرفته شده حسابداری، هر رویدادی که تأثیر پولی قابل اندازه گیری روی سازمان دارد باید به عنوان رویداد مالی شناسایی شود.

سیستم اطلاعاتی حسابداری مالی:

سیستمی که هدف آن ثبت، پردازش و گزارشگری رویدادهای گذشته در قالب صورتهای مالی مطابق با اصول پذیرفته شده حسابداری باشد.

سیستم اطلاعاتی حسابداری مدیریت :

سیستم حسابداری بودجه که رویدادهای آتی و برآورد تأثیر پولی آنها را شناسایی و بودجه ی سالیانه کوتاه مدت و بلند مدت و فراهم آوردن اطلاعات حسابداری برای مدیریت و اداره ی سازمان باشد. این سیستم ها ترکیبی از افراد، روش ها و ماشین است که برای تهیه اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیم مدیریت به کار می روند.

مسیر جریان اطلاعات حسابداری شامل موارد ذیل می باشد:

1-    جریان از بالا به پایین سطح مدیریت ارشد و نهایت به پایین تر گزارش.

2-    جریان از پایین به بالا  سطح پایین و نهایتاً گزارش به مدیریت ارشد.

ویژگی های ساختار سازمان :

1-    سازمان باید ساختاری را به وجود آورد که هر یک از بخش ها را از یکدیگر مجزا کند.

2-    باید مسئولیت و اختیار مدیر هر یک از بخش ها را به روشی بیان کند.

3-    هر یک از کارمندان باید تنها به یک مدیر سطح بالاتر گزارش ارائه کند.

4-    مدیریت ارشد باید همه روابط رئیس و مرئوسی میان کارمندان را به روشنی تعریف کند.

سیستم حسابداری سنجش مسئولیت:

یک سیستم اطلاعاتی حسابداری که هم بودجه بندی عملکرد و هم گزارشگری مسئولیت را فراهم می آورد و شامل 2 طبقه بندی می باشد:

1-    برحسب حساب مناسب در فهرست حسابها.

2-    برحسب مرکز مسئولیت.

سیستم را تعریف کرده و اجزای آن را نام ببرید:

سیستم مجموعه ای از اجزای هماهنگ برای دستیابی به اهداف خاص است.

خصوصیات سیستم:

1-    اجزای تشکیل دهنده یا جنبه های مشهود که قابل دیدن، شنیدن یا لمس کردن است .

2-    فرآیند که به موجب آن اجزاء به شیوه ای معین هماهنگ می شوند.

3-    اهداف که اجزای سیستم در راستای ذیل به آن هماهنگ می شوند.

انواع سیستم به شرح ذیل می باشد:

1-    سیستم های بسته  به طول کلی مجزای از محیط خود است.

2-    سیستم های نسبتاً بسته به شیوه ای مشخص و کنترل شده با محیط خود درتعامل است.

3-    سیستم باز  با محیط خود در ارتباط و تعامل است.

4-    سیستم بازخوردی بخشی از خروجی سیستم به عنوان داده به سیستم باز می گردد.

سیستم اطلاعاتی حسابداری چه ورودی ها، چه فرآیند ها و چه خروجی های دارد؟

ورودی ها ←  رخدادهای اقتصادی که به عنوان رویداد حسابداری شناخته می شود. که شامل فروش نقدی و نسیه و    هزینه ها می باشد.

فرآیندها ← رخداهای اقتصادی را به عنوان رویدادهای حسابداری در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل انتقال بعد اصلاحات و کنترل می کند.

خروجی  ←  اسناد و مدارک حسابداری و گزارش هایی از قبیل صورتهای مالی و سنجش مسئولیت.

 

سطوح سلسه مراتب فعالیتهای تصمیم گیری مدیریت (سطوح فعالیت مدیریت)

1-    برنامه ریزی راهبردی (اولین سطح مدیریت ارشد است)

فرآیند تصمیم گیری درباره اهداف سازمان، تغییر در اهداف، منابع مورد استفاده برای دستیابی به این اهداف و سیاستهای حاکم بر تحصیل.

2-    کنترل مدیریتی← (سطح میانی )

برای رسیدن به اهداف منابع به طور کارا و اثربخش تحصیل و استفاده می شود .افراد شامل: مسئول کارخانه، مناطق فروش و اداری، سیستم بودجه و گزارشگری سنجش مسئولیت .

3-    کنترل عملیاتی ← (سطح اجرایی) سطح پایین

فرآیند حصول اطمینان از این است که وظایف به طور کارا و اثر بخش انجام می شود.شامل سرپرستان و مسئولین

رویکرد سیستمی

سازمان را به عنوان سیستم با اهداف مشخص در نظر می گیرد این روش رابطه سیستم و سیستم فرعی را در سازمان شناسایی می کند و اهداف سیستم فرعی را به منظور دستیابی به اهداف کلی هماهنگ می کند.

فعالیتهای رویکرد سیستمی:

1-    شناسایی مسئلهآشکار شده به وسیله وضعیت تصمیم گیری

2-    تعیین هدفایجاد درک روش از سیستم

3-    جستجو راه حل های گوناگون شناسایی هزینه ها و منافع کمی و کیفی

4-    دیدگاهی گستردهکل به جای فرعی

5-    به دست آوردن دیدگاه های گوناگوناستفاده از تیم پروژه

فلوچارت

 روابط بین فرآیند پی درپی را توصیف می کند که شامل : اسناد، برنامه، سیستم می باشد.

1-    فلوچارت سیستم : نمایشی تصویری از روابط بین فرآیند هاست، خطوط جریان ترتیب فرآیند ها را نشان می دهد و سایر نشانه ها ورودی ها و خروجی های فرآیند را نشان می دهند.

دو نوع نشانه در فلوچارت سیستم :

الف: نشانه عملیاتفرآیند عملیات دستی، عملیات کمکی.

ب نشانه خروجی

2-    فلوچارت برنامههر مرحله از فرآیند برنامه رایانه ای را به تفضیل نمایش می دهد.

3-    فلوچارت اسناد بر گردش اسناد بین واحد های سازمانی تأکید دارد در این فلوچارت صفحه به ستون مایل که با خطوط عمودی از هم جدا شده اند و بیانگر یک واحد سازمانی دایره یا دفتر و...

 

نشانه های فلوچارت:

1-    پایهکاربردش انعطاف پذیر است که از نشانه های برنامه نویسی (پردازش ، ورودی /خروجی، اتصال دهنده، اتصال دهنده ویژه صفحه، توضیح)

2-    برنامه نویسی همراه با نشانه های پایه برای توصیف منطق استفاده می کند (تصمیم، آماده سازی، فرآیند از پیش تعریف شده، پایانه /وقفه)

3-    سیستمها  حسابداران از آن برای مستند سازی و بررسی کنترل های داخلی وتشریع عملیات سیستم اطلاعاتی پیشنهادی استفاده می کند.

سایر روش های مستند سازی سیستم :

1-    نمودگر موجودیت: رابطهرابطه بین داده های ذخیره شده در سیستم رابطه رایانه ای را نشان می دهد.

2-    نمودگر گردش داده هابرای نشان دادن جریان داده مابین فرآیند محل ذخیره داده ها و مقاصد خارجی از تعداد اندک نشانه ساده استفاده می کند.

3-    نمودار سیستم

4-    نمودار های ساختار

5-    جدول های تصمیم گیری

ابزار مدیریت پروژه در رسیدن به اهداف پروژه کمک می کند یعنی در طول دور زمانی معقولی تکمیل شوند.

ابزارهای مدیریت پروژه شامل:

1-    نمودارهای گانت: توسط آقای گانت که محور افقی زمان صرف شده را نشان می دهد و محور عمودی شامل فهرست فعالیتهای زمان شروع و پایان هر فعالیت به هم وصول می شود.

2-    نمودارهای شبکه ای: شبکه ای به طوری گسترده مورد استفاده قرار می گیرد روش مسیر بحرانی و تکنیک فردی و ارزیابی پروژه.

ویژگی های یک سیستم موفق عبارت از:

1-    باید اطلاعات درست و به موقع ارائه دهد (اطلاعات صحیح و به موقع)

2-    باید اطلاعات در مدت زمانی منطقی ایجاد شود(زمان معقول برای طراحی)

3-    باید اطلاعات نیازهای اطلاعاتی سازمان را مرتفع سازد(رفع نیازهای زمان جاری و آتی)

4-    در نهایت کاربران باید از آن راضی باشند(رضایت کاربر)

چرخه طراحی سیستم و اجزای تشکیل دهنده آن عبارت از:

روند تکامل تدریجی بیشتر سیستم های حسابداری الگوی چرخه با مراحل متمایزی را دنبال می کند که معمولاً چرخه طراحی سیستم نامیده می شود و شامل:

1-    برنامه ریزی سیستم ها← برنامه های جامع سیستم ها طراحی می شود.

2-    تحلیل

3-    طراحی فرآیند ایجاد (طراحی ) سیستم تشکیل می دهد.

4-    اجراء و بهره برداری

مسئولیت کمیته راهبردی

1-    بررسی و تصویب مطالعه بیشتر کلیه پروژه هایی که توسط دایره عملیاتی و یا دایره سیستم اطلاعات مدیریت درخواست شده است.

2-    بررسی و تصویب برنامه کاری دایره سیستم اطلاعات مدیریت و تعیین اولویت برای پروژه ها.

3-    بررسی دوره ای گزارش پیشرفت کار پروژه های سیستمی فعال.

4-    بررسی و تصویب برنامه های پیشنهادی برای اجرای سیستم.

5-    بررسی دوره ای بودجه دایره سیستم اطلاعات مدیریت.

طراحی سیستم

1-    طراحی مقدماتی (مرحله اول)

·         از لحاظ مفهومی تدوین می شود.

·         تیم پروژه کار خود را با اهداف شروع می کند.

·         فرآیندهای اصلی، داده ها و گزارش های مورد نیاز برای رسیدن به این اهداف را مشخص می کند.

·         در پایان تیم پروژه گزارشی برای کمیته راهبردی تهیه می کند که کلیت سیستم را نشان می دهد.

2-    طراحی تفصیلی (مرحله دوم)

·         تیم پس از تصویب کمیته راهبردی طراحی تفصیلی سیستم جدید را شروع می کند.

·         در طول این فرآیند تیم به طور مفصل تعیین می کند که چگونه فعالیت دارد.

·         اهداف همه برنامه های رایانه ای و روش های دستی مشخص کلیه اسناد و گزارشها طراحی، همه پروژه ها تشریح و کنترل داخلی ضروری می گردد.

نقش حسابرسان در فرآیند طراحی

1-    مرحله تحلیل سیستم ها

·         در اختیار گذاشتن گزارشهای حسابرسی سیستم هایی که بوسیله تیم مطالعه بررسی می شوند.

2-    مرحله طراحی سیستم

·         گزارشهامشخص کردن اطلاعات مورد نیاز گزارشها برای کنترل

·         مراحل پردازشپیشنهاد روش های کنترلی

·         انتخاب تجهیزات کسب اطمینان از تجهیزات انتخاب شده

·         فایل داده هاتعیین داده های کامل

3-    مرحله اجرای سیستم

·         در طی آزمون سیستم کفایت داده های آزمون و نتایج آزمون ها بررسی

·         بررسی برنامه های تبدیل به منظور اطمینان

4-    مرحله بهره برداری از سیستم پس از اجراء کفایت کنترل های داخلی در سیستم مورد بهره برداری می شود

دلایل تجزینه و تحلیل سیستم ها

1-    حل مشکلی که سیستم موجود با آن روبرو است.

2-    برآورده ساختن نیاز جدید اطلاعاتی

3-    بکارگیری فن آوری های نوین.

اهداف بررسی مقدماتی

1-    کسب شناخت از سیستم کاربردی موجود.

2-    ایجاد روابط خوب با کاربران سیستم.

3-    گردآوری داده های که به طور بالقوه ممکن است در طراحی سیستم مفید باشد.

4-    شناسایی ماهیت مسئله مورد بررسی.

مزایای انجام بررسی مقدماتی

1-    ارزیابی عینی از وضعیتی که پیشنهاد بررسی فراهم می آورد.

2-    فرآهم کردن اطلاعات ضروری است داده ها برای طراحی و پیاده سازی سیستم ممکن است.

3-    برای دستیابی به پذیرش کاربران کمک می کند، کاربران از آغاز چرخه سیستم درگیر هستند.

الزامات سیستم

1-    خروجی شامل دو مورد است الف) محتوالی اطلاعاتی خروجی .  ب) شکل خروجی

و سیستم جدید به سه دلیل پیشنهاد می شود: الف) نیاز جدید اطلاعاتی.  ب)حل مسئله فعلی. ج) بکارگیری فناوری جدید.

2-    داده هااطلاعات موجود در گزارش یا نمایش های رایانهای را فراهم می کند.

3-    فرآیند فرآیند ممکن است به روش دستی یا برنامه رایانه ای باشد.

4-    ورودیمنابع داده های موجود در فایل های سیستم هستند.

5-    سیاست هامدیریت برای موقعیتش سیاست جدید ملزم میکند.

ملاحظات تهیه نرم افزار داخل سازمان یا خارج از سازمان

1-    پذیرش کاربر

·         تهیه در داخل سازمانمطابق با سفارش

·         تهیه در خارج از سازمانکاربر باید با مقررات خارج از سازمان وفق دهد.

2-    تعدیلات لازم

·         تهیه در داخل سازمانلازم نیست.

·         تهیه در خارج از سازمانضروری است.

3-    زمان نصب

·         تهیه در داخل سازمانچند ماه یا سال طول می کشد.

·         تهیه در خارج از سازمانچند هفته طول می کشد.

4-    کیفیت نصب

·         تهیه در داخل سازمانفشار زمانی باعث دلسرد شدن می شود.

·         تهیه در خارج از سازمانقبل از خرید مستندات بررسی می شود.

5-    هزینه نصب

·         تهیه در داخل سازمانپرهزینه

·         تهیه در خارج از سازمانکم هزینه

مراحل اجرای سیستم

1-    نصب تجهیزات آماده سازی سایت ،پیچیدگی به تجهیزات بستگی دارد ، آزمایش تجهیزات ، ملتفت شدن اینکه تشکیلات کار می کنند.

2-    برنامه نویسی

الفتعریف منطق برنامه: باید ماجولار باشد.

ب: کد نویسی استفاده از ساختارها برنامه ساخت یافته.

ج: اشکال زدایی استفاده از بررسی ساخت یافت.

د: آزمایش  ← رسیدگی به کلیه مسیر های منطقی

ه: مستندات برای تغییر بررسی و آموزش مهم است.

3-    آموزش

4-    آزمون

5-    تبدیل سیستم← بابت انتقال به سیستم جدید 3 کار صورت می گیرد.

الف:انتقال داده ها

ب: آزمون حجم

ج: انتقال به سیستم جدید عبارت از ← انتقال مستقیم، سیستم آزمایشی، بهره برداری موازی، انتقال مرحله ای

مراحل بهره برداری  از سیستم

1-       بررسی پس از اجرای سیستم

2-    نگهدارسی سیستم

3-    حسابدارسی هزینه های سیستم

مستندات آگاهی سیستم را نام ببرید؟

1-    مستندات طراحی (کاربرگ ها)

2-    مستندات کاربر

3-    مستندات عملیات

حسابداری هزینه های سیستم

1-    هزینه های طراحی

·         به دایره پیشنهاد دهنده سیستم تخصیص می یابد.

·         در سربار عمومی گنجانده می شود.

2-    هزینه های بهرهبرداری

·         نرح های مبتنی بر بهای تمام شده

·         نرخ های بازار

·         نرخ های استاندارد

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

+ نوشته شده توسط رضا بهمنی در دوشنبه 1392/10/23 و ساعت 8:50 |